Gábor régóta dolgozott a cégünknél, elégedettek is voltunk vele, de új kihívást keresett, hiába győzködtük, hogy maradjon, most mégis másik utat választott.
Vele ment el az évek alatt felhalmozódó tudása is, magával vitte a tapasztalatát. Azt hittük milyen pofon egyszerű az, amit csinál. Neki flottul mentek a dolgai, a kisujjában volt a működésünk, minden apró részlet. Minden csínját-bínját tudta a feladatának. Azt hittük, könnyen megoldjuk a pótlását. Tévedtünk! Most főhet a fejünk…
Jelentkezők vannak a feladataira cégen belül, de akár új kollégát is fel tudnánk venni a helyére. A gond az, hogy nem tudják átvenni a feladatát, vagy csak nagyon nehezen, hosszabb idő alatt. Ugyan készült feladat-átadási dokumentum, csak az nem ad teljes képet, abban nincsenek benne a részletek, a finomságok, amitől neki minden flottul ment. Ez a helyzet, most jelentősen rontja a hatékonyságunkat, sőt a kollégák hangulatára is rátelepszik, mert akik átveszik a feladatokat bizonytalanságot éreznek, nem tudják pontosan mit kell csinálniuk. Az az érzésük, hogy ők nem annyira jók, mint a tőlünk távozó kollégánk. Sőt a vezetők meg azt látják, hogy akadozik a munka, sok a hibázás, elmaradnak az eredmények. Ettől most mindenki frusztrált.
Jobb lett volna időben dokumentálni a tevékenységeket, a feladatokat. Most jól jönne egy közös céges tudásbázis, egy tudástár. Amihez a kollégáink hozzáférnek, ami strukturáltan tartalmazza a munkakörök szerinti feladatokat, és amiből jól látszik, hogy kinek mi a feladata, és azt hogyan kell elvégeznie. Adott feladat esetén milyen lépéseket kell végrehajtani, mi az elvárt eredmény és kikkel kell együttműködnie annak érdekében, hogy hatékonyan és eredményesen lehessen dolgozni.
Gábor csak egy kitalált szereplő, de az élethelyzet ismerős lehet sok cég számára. Gábor példájából felismerhetjük, hogy a vállalatban felhalmozott tudás sok esetben a kollégákban felhalmozott személyes tudás, ami mélyen be van zárva az egyes munkavállalókban a többiek számára hozzáférhetetlen módon. Ha elveszítjük a kollégát, elveszítjük a céges tudást is.
Gondoljunk bele, hogy ez a helyzet nem csak akkor áll elő, ha egy munkatársunk távozik, hanem akkor is, ha csak 2 hétre elmegy nyáron szabadságra, vagy hosszabb-rövidebb időre betegség miatt kidől. Hogyan oldjuk meg a helyettesítését, ha nem tudjuk megmondani hogyan is kell jól helyettesíteni, hogyan kell a távolmaradás idején jól ellátni a feladatait? Sőt az új kollégák betanításánál, onboarding folyamatánál is szembenézhetünk ezzel a helyzettel, ha nincs dokumentált céges tudástár. Az onboardingban résztvevő kollégák, akik megpróbálják átadni a tudásukat, ismereteiket a cégről, a feladatokról, ha jórészt az emlékezetükre hagyatkoznak, akkor mi biztosítja azt, hogy nem maradnak ki fontos részletek, mi biztosítja azt, hogy jól felkészítik az új kollégát? Nem beszélve arról, hogy amíg a betanítást végzik, addig nem haladnak a saját feladataikkal.
Itt az ideje, hogy lépjünk, keressünk egy olyan megoldást, ami láthatóvá teszi a munkatársak számára a céges tudást, mert enélkül nagyon sokat veszíthetünk.